مفهوم التنظيم وأهميته :

مفهوم التنظيم وأهميته :

التعريف:

التنظيم من جهة,هو وجود(جماعة من الأفراد)ولكل واحد منهم دورمحدد وعمل معين يؤكل اليه من جهة أخرى,يقصد بالتنظيم الشكل والهيكل أي المصالح والأقسام التي يعمل بها(الأفراد والعلاقات التي تسود بينهما)

الفوائد:التنظيم يوفرالوسائل التي تمكن الأفراد من العمل مع بعضهم بكفاءة,ويمكن من تبسيط الإجراءات التنظيم يرتبط بالعمل الجماعي أي أن تعمل الجماعة(كوحدة واحدة) يمكن من تحقيق التوزيع العلمي للعمل.

محاربة الإزدواجية في العمل من خلال تحديد مهمة لكل فرد.

تحديد العلاقات بين المصالح والأفراد.

تحديد السلطة الممنوحة للأفراد وطرق ممارستها.

توضيح خطوط الاتصال ونقل القرارات الى جميع أجزاء المنشأة.

أهم الهياكل التنظيمية للمقاولات :

مــقــدمــة :

التنظيم هوعملية دمج الموارد(البشرية والمادية)من خلال هيكل رسمي يبين المهام والسلطات.

الهيكل التنظيمي:يحدد العلاقة(بين الرئيس والمرؤوس)ليتيح انتقال الوامربشكل مرتب(عبرمستويات اتخاد القرارات)

الهيكل الوظيفي:وهوالتنظيم الذي يتم بموجبه تقسيم المقاولة الى(عدة وحدات تنظيمية)تتناسب والنشاطات التي تقوم بها وهذا النموذج معمول به في أغلب الشركات,ففيه يتم تجميع كل تخصص وظيفي في إدارة واحدة فنجد (إدارة الإنتاج,إدارة شؤون الموظفين..) وكل إدارة ينتج عنها التفرعات المطلوبة.

خــطــاطـــة الــمــديــرالـعــام :

إدارة الموارد البشرية(قسم التوظيف,قسم التكوين,قسم الأعمال الإجتماعية) .

إدارة التخطيط والتقنية(مديرالتخطيط,مديرالتقنية,قسم الإعلاميات).

إدارة التسويق(مديرالتسويق,مسؤول المبيعات الأول,مسؤول المبيعات الثاني).

إدارة الشؤون القانونية(اإدارة المالية,علاقات المساهمين,قسم الحسابات,التحاليا المالية والموازنات,المراقبة المالية)

مــزيا هذا الـتـنـظـيـم :

المساعدة على استخدام الخبراء المتخصصين مما يزيد الكفاءة في العمل.

امكانية المعلومات من مصدرها.

تنمية روح التعاون بين الأفراد.

تقلل الإزدواجية في العمل ويمنح التركيز.

يتيح تبادل خبرات جيدة بين الموظفين.

يساعد على تحقق الأهداف الوظيفية(مثلا يضع قسم المبيعات أهداف معينة ويجتمع الفريق كله على تحقيقها).

المساوي:قليل المرونة.

الموظفين المنتمون لتخصص ما لايدركون مايقع بالتخصصات الأخرى(صعوبة الاتصالات,مشكل التنسيق).

طول الهرم الوظيفي.

مركزية في اتخاد القرارات والتي تجعل القرارات بطيئة.

الهـيـكـل الـقـطـاعي(أوالشعب) :

التعريف:في هذا التنظيم,يتم تقسيم المقاولة حسب(نوع المنتوج أونوع الخدمة,أونوع الزبناء,أونوع المناطق الجغرافية)

حسب نوع المنتوج المديرالعام إدارة المواد الغدائية(مديرالشؤون المالية,مديرالشؤون الإدارية ,مديرالشؤون التقنية) إدارة الملابس الجاهزة إدارة الآلات الكهربائية المنزلية(مديرالشؤون المالية) إدارة النظافة والعطور.

حسب المناطق الجغرافية:المديرالعام المنطقة الشمالية المنطقة الوسطى(مديرالشؤون التقنية ,مديرالشؤون الإدارية,مديرالشؤون المالية) المنطقة الجنوبية.

إذن يتم تجميع العاملين المختصين بمنتوج معين مثلا وداخل لإدارة كامنتوج نجد القسم(المالي,التقني,المبيعات,قسم الزبناء..)

المزايا:

(مرونة واضحة+السرعة في اتخاد القرارات واللامركزية في تسييرالشؤون.

يؤدي الى رضا العميل لأنه سيتعامل مع إدارة واحدة.

تنسيق وتواصل كبيربين الموظفين.

سهولة في التوسع:إضافة منتوج جديد(إدارة جديدة)).

المساوي:يؤدي الى ضعف التنسيق بين باقي القطاعات.

هــيـكــل الـمـصـفـوفــة :

تعريف:يتم تقسيم المقاولة بحيث يقسم العاملين العاملين في نفس الوقت حسب الوظائف في هيكل وظيفي, وكذلك يتم إختيارمسؤول عن كل نشاط بحيث يكون أيضا مديرا للعاملين في وظائف مختلفة,وبالتالي يكون رئيسين قسم الموارد البشرية قسم المالية(مسؤول مالي منتوج الأول,مسؤول مالي المنتوج الثاني,مسؤول مالي منتوج الثالث) قسم الإنتاج(مسؤول منتوج الأول,مسؤول المنتوج الثاني,مسؤول المنتوج الثالث).

المديرالعام(مسؤول المنتوج الأول,المنتوج الثاني والثالث)

المزايا:

يجمع الكثيرمن مميزات(التنظيم الوظيفي والتنظيم القطاعي).

بنية مرنة يمكن إضافة او إزالة إدارة قطاعية.

مساوي:الموظف ان يكون له رئيسان(تضارب في الآراء).

صعوبة تنظيم العمل.

نشوء مشاكل وصراعات...

كل مقاولة عليها أن تختارالهيكل التنظيمي المناسب لها تبعا لحجهما وطبيعة عملها.

التوظيف والتوجيه :

1-الــتــوظــيــف :

الموارد البشرية أهم الموارد في المقاولة,فالمقاولة مطالبة بجدب والمحافظة على المستخدمين المؤهلين لملأ المواقع الشاغرة.

التوظيف يمرعبرثلاثة مراحل :تخطيط الموارد البشرية(معرفة الحاجيات من العمال)بالضبط وذلك بالتنبؤ بالاحتياجات (العدد,المؤهلات,السن,الجنس..).

اختيارالعمال المناسبين ومتابعتهم بصفة مستمرة طيلة وجودهم بالمقاولة(تعريفهم بالمقاولة(الدمج).

التدريب والتطويرحسب الإحتياجات وتقييم الأداء).

2-الـــتـــوجـــيـــه :

بعد اختيار وبناء(الهيكل التنظيمي للمقاولة)وتوظيف العاملين وتوفيرالكفاءات اللازمة للعمل,تأتي الخطوة التالية:توجيه الموارد البشرية بإتجاه تحقيق الأهداف,فمن واجب رئيس المقاولة لإرشاد المرؤوسين وتحفيزهم.

والتوجيه يشارإليه أيضا على أنه التحفيز أوالعلاقات الإنسانية فهومهم جدا في وظيفة الإدارة .والمديرالناجح هوالذي عنده قدرة على توجيه العمال أوالمرؤوسين,وكل رئيس مقاولة يمارس هذا التوجيه تبعا لسلوك إداري معين.

وهناك أربعة أنماط للسلوك الإداري: النمط التوجيهي:درجة توجيه الموظفين تكون عالية جدا .درجة الدعم تكون منخفضة.يشرف على التفاصيل الدقيقة.يحدد الأهداف بدقة.يتخد القرارات بصفة شخصية ومنفردة.يعطي التعليمات الدقيقة.يمارس هذا السلوك مع الموظفين الجدد أوذوي خبرة وكفاءة ضعيفة والتزام كبير

النمط التشاركي:المستخدم:يعرف كيف يقوم بالعمل(كفاءة عالية)لكن الإلتزام ضعيف.يشجع حرية التعبير

.يأخد بعين الإعتبارالإحتياجات الفردية.يهيء مناخ العمل.يحاول تشجيعهم والرفع من معنوياتهم.

النمط التفويضي: يمارس هذا النمط مع الموظفين ذوي الكفاءة العالية والإلتزام المرتفع.العامل يعرف عمله جيدا وكذلك عنده العزيمة والإستعداد للقيام به.المديريحدد المهام والمسؤوليات.يحدد الخطوط العريضة للعمل.يخطط وينظم العمل يضع نظاما للرقابة.يفوض المسؤوليات والأعمال للعامل.يترك الحرية للموظف للتحرك والعمل.يتدخل فقط عند الضرورة.احترام متبادل.طريقة تواصل متساوية.يتابع ويتدخل بشكل غيرمباشر.

النمط الإستشاري: الموظف لايتقن أويجهل العمل.التزام ضعيف.يوجه ويساعد في نفس الوقت.يزود الموظفين بالتعليمات ويوضحها لهم.يساعدهم على تنفيد التعليمات.